高效办公必备:一键搞定1000份文档

在 WPS 中,「邮件合并」是最容易被大家忽略的强大功能之一。它的超高效率,值得认认真真安利给大家。

 

什么是「邮件合并」?

 

听到「邮件」这个词,一定不要轻易觉得离我们很远、认为它是个十分小众的存在。
在 WPS 中,「邮件合并」是指可以实现批量、且按指定格式生成多份统一样式文档,并可使用邮件批量处理的功能。
简而言之,它主要由一份共有内容的主文档、一份有着变化信息的数据源表格组成,能将变化的信息自动批量导入主文档中。
举个例子:通过「邮件合并」功能,你可以在 WPS 中,将左边的邀请名单表格的每个不同姓名、公司,自动导入右边的邀请函文档的红色位置中。
有了它,WPS 便能直接在整个过程中,自动批量将每个邀请名单生成对应的正式邀请函文档。
接着,我们便可直接对邀请函进行打印、发邮件等等。全程无需人工重复录入姓名和公司,告别了以往的繁琐低效。
毫不夸张说,「邮件合并」功能可以让你 1 键生成 1000 份相同样式的文档。
而凭借它「高效批量」的特性,我们其实还可以将它用于工资条、工作牌、成绩单、准考证等批量制作的场景。

 

 

如何正确使用「邮件合并」?

 

 

在使用之前,记得更新至 WPS 2019 最新版。否则界面、操作将会略有不同。
>>点击升级
1)第一步:文件准备
准备两份文件,分别是:一份数据源(即记录变量信息的表格);一份主文档(即统一样式的文档)。
以前面提到的邀请函制作为例,我们需要准备一份邀请名单表格(数据源)、一份邀请函文档(主文档)。
注意:表格需保存格式为 xls。

 

 

2)第二步:打开主文档,添加数据源
首先,在 WPS 中,打开统一样式的主文档。以前面提到的邀请函制作为例,我们需要打开的是:邀请函文档(主文档)。
打开完成后,我们点击选项卡中的「引用—邮件」,选择「打开数据源」。
以邀请函为例,我们需要选择邀请名单表格文件。
3)第三步:插入合并域
选择数据源之后,点击收件人勾选所需的内容。接着,我们就可以在主文档位置需要填写的位置中,点击「插入合并域」即可。
以我们的邀请函制作为例,在姓名、公司的位置中点击「插入合并域」,便可将邀请名单表格的数据导入到邀请函主文档中。

 

 

 

4)第四步:查看合并数据
插入合并域完成后,即意味着将数据源导入到主文档的指定位置中。
以邀请函为例,即代表着我们将邀请名单表格中关键的姓名、公司名称,成功导入到邀请函文档中。点击「查看合并数据」,即可查看批量生成的邀请函,点击「上一条、下一条」即可逐个预览。
5) 第五步:合并处理
预览确认无误后,我们便可按需选择以下4种操作:

 

 

  • 合并到新文档

  • 合并到不同新文档

  • 合并到打印机

  • 合并到电子邮件

 

前面两种即代表生成统一或独立的文档;后两者则代表着进行打印、邮件发出的进阶处理操作。
最后,我们总结下:「邮件合并」是一个强大的数据管理功能,适用于需要大量处理统一格式文档的场景,包括但不限于工资条、工牌、准考证、信息表等等。

身份证的出生日期、年龄、性别如何快速提取?这 6 个技巧能帮到你

整理几十个或上百个人身份证号等信息,是不是瞬间觉得工作量十分巨大、简直毫无人性?
别怕!只要学会今天介绍的 6 个快捷技巧,就能仅凭一个身份证号,快速批量提取年龄、出生日期、性别等信息。

01:出生年月,快捷键就能搞定


以前如果需要提取身份证的出生年月,我们可能会需要用到函数公式=MID(B2,7,8)。但现在,通过快捷键 Ctrl+E 轻松搞定。
因为身份证里面的第 7~14 位数字出生年月,我们只需要第一个单元格中,先手动输入第一个身份证的年月日信息,选中并按住Ctrl+E,WPS就能识别提取规则,即可批量自动填充。

02:年龄,也能即刻求出

既然身份证号码包含出生年份,那么直接用现在的年份减去出生年份,就能直接计算出每个人的实际年龄了。
以下图为例,我们在的 C2 单元格输入函数公式后下拉即可:=2020-MID(B2,7,4)

注:本图演示的「现在年份」取 2019

 

对于公式,我们可以理解为 =MID(B2,7,4) 即提取 B2 单元格从第 7 位开始的 4 位数字,即身份证号上的出生年份。
=2020-MID(B2,7,4)  则是用现在年份减去身份证出生的年份,直接得出实际年龄。

 

03:快捷提取性别信息

想必大家都不知道,其实仅靠身份证里面的第十七位数字,便能知道性别。即奇数代表男生,偶数就代表女生。
在 WPS 中,你可以选中目标单元格,选择选项卡中的公式-插入-函数,点击常用公式-提取身份证性别,接着选中身份证号码单元格即可。
此外,你也可以直接通过公式计算。我们以下图为例,在 C2 单元格输入函数公式后下拉即可: =IF(MOD(MID(B2,17,1),2),男,女)  

 

稍微分解下,即 MID(B2,17,1) 是从身份证的第17位开始提取1位字符。而 MOD(MID(B2,17,1),2) 则是将提取的字符除以 2 的余数。
若余数为0,则说明身份证的第17位数是偶数,若余数不为0,则说明身份证的第17位数是奇数。算出余数后,再用 IF 函数进行判断,若是偶数,则为女性;若是奇数,则为男性。

 

04:户籍信息快速提取

 

每个人的身份证号共有 18 位数字,其中前面 6 位数字为地址码,其中 1-2 位代表省,3-4 位代表地(市),5-6 位代表县(市)。

 

如果你需要提取户籍信息,除了公式之外,我们便需要引用表格中的《身份证号户籍对照表》工作表(文末有提供下载链接)。

 

以下图为例,在C2单元格输入函数公式后下拉即可:=VLOOKUP(VALUE(LEFT(B2,6)),身份证号户籍对照表!A:E,5,0)

 

这个公式其实也不难理解,稍微分解下,LEFT(B2,6) 是指提取身份证的前六位;VALUE(LEFT(B2,6)) 则是指将前六位字符转为数字格式。

 

接着再使用 VLOOKUP 函数从《身份证号户籍对照表》工作表中查找A列~E列 5 列中相对应的数据,如此一来便可快速提取详细户籍信息了。

 

05:传统的生肖提取

 

虽然身份证号不会直接告诉你生肖信息,但我们也能通过计算规则,用简单的表格公式轻松实现。

 

以下图为例,在C2 单元格输入函数公式后下拉即可: =CHOOSE(MOD(MID(B2,7,4)-2008,12)+1,鼠,牛,虎,兔,龙,蛇,马,羊,猴,鸡,狗,猪)

 

 

 

06:星座信息提取

 

如果你想收集星座信息,我们则需要获取身份证月份和具体天数,也就是身份证号的第 11~14 位,然后配合公式便能轻松收集。
以下图为例,在C2单元格输入函数公式后下拉即可:
=LOOKUP(--MID(B2,11,4),{100;120;219;321;421;521;622;723;823;923;1023;1122;1222},{摩羯座;水瓶座;双鱼座;白羊座;金牛座;双子座;巨蟹座;狮子座;处女座;天秤座;天蝎座;射手座;摩羯座})
在这个公式里,MID(B3,11,4) 即是指获取身份证号第 11~14 位出生月日;-- 是把文本转为数值;LOOKUP():则是根据出生月日,找到星座的临界值,进而匹配星座。

如何调整页眉与下方正文的距离?

若我们想调整文档页眉与下方正文的距离,该怎么操作呢?

首先点击“插入”选项卡-“页眉页脚”按钮,进入页眉页脚编辑界面。

在“页眉页脚”选项卡中,找到“页眉顶端距离”,调整到合适距离后点击“关闭”按钮。

这样就可以调整文档的页眉与下方正文的距离。

移动表格时,出现“无法将工作簿插入到目标工作簿”,该如何解决?

当移动两个工作簿中的子表时,出现“无法将工作簿插入到目标工作簿”,有可能是遇到两个工作簿非同一格式的情况。此时只需要将两个工作簿另存为“XLSX”后,关闭重新开启,就可以移动两个工作簿中的子表了。

怎么给页眉内容添加边框?

怎么给页眉内容添加边框?

 

▪ 点击「插入」选项卡-「页眉页脚」按钮。

▪ 将光标放在页眉编辑处,点击「插入」选项卡-「文本框」,绘制一个文本框。在文本框中编写页眉内容,调整大小与位置。

▪ 点击「页眉页脚」选项卡-「关闭」按钮,保存页眉设置。

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